売主様への営業活動報告の文例を書きました。
宅建業法では（専属）専任媒介契約を締結した場合、売主さんに活動報告をすることが義務付けられています。専任媒介契約では2週間に1回、専属専任媒介契約では1週間に1回の報告となることはご存知のとおりです。
営業マンが売主さんにコンタクト（電話や実際に会うのが望ましい）を取り、直近の反響や問い合わせ対応の履歴を報告しつつ、以下のことを行っていることと思います。
・今後の広告方針についての打ち合わせ
・価格調整（値下げ）の計画について
・媒介契約の更新のお願い
営業マンは売主との信頼関係を維持しつつ、媒介契約を継続することが求められるでしょう。ですのでメールや手紙で行うより、こまめに電話や会って直接するべきだと考えます。とはいえメールや手紙で報告する場合もあるので、その文例、例文を示したいと思います。
実際に使っているメール文なので、以下の内容を参考にしてみてください。
㈱〇〇〇 担当〇〇〇〇
以下の通り、弊社の営業活動報告を行います。
【不動産の表示】
所在地：東京都千代田区◯◯◯◯１－２－３
物件種別：戸建
【媒介契約情報】
媒介契約の種類: 専任媒介
契約期間: YYYY年MM月DD日～YYYY年MM月DD日
報告期間: YYYY年MM月DD日〜YYYY年MM月DD日
【広告活動報告】
インターネット掲載
- 掲載サイト名：（例: SUUMO、athome、ホームズ、etc）
- 掲載開始日：YYYY年MM月DD日
- アクセス数：（例: 120回）
参考として添付ファイルも御覧ください。
※ポータルサイトのアクセス解析・分析の出力があれば添付。
※売主が高齢でサイトやアクセスに馴染みがない、理解が難しそうな場合は添付しない
【問い合わせ状況】
- 問い合わせ件数：全X件
-
- 資料請求：X件
- 内見希望：X件
- 価格交渉：X件
- その他の問い合わせ：X件
【内見対応状況】
- 実施回数：X回
- 反応・感想（見学者の反応や特に関心が高かった点などを記述）
- 例1：とてもいいお家だという反応あり、ただ他の物件も見ているため進展があれば追って連絡するとのこと
- 例2：家の綺麗さには満足しているが駐車場が1台なのと、大きなファミリーカーでは狭いので実際に車庫に入れられるか確認したいとのこと
- 例3：間取りはいいのですがリフォーム費用がかかりそうな予感がしているため、工務店さんと一緒にもう1度内見させてほしい
- 例4：写真で見るのとは違い、思ったより狭いのと収納がもう少し欲しい気するとのこと
- 例5：購入希望者から残置物撤去と、壁の穴の補修に関する問い合わせが来ております。壁穴の補修は売主様では行わず、クロス張替え含めて買主様側にて自由に行っていただくように返信いたします。
【交渉状況】
- 交渉件数：X件
- 交渉内容：（例: 価格交渉、条件変更などの詳細）
- 交渉結果：（例: 価格合意に至った、条件に折り合いがつかず等）
【担当者コメント】
- 例1：広告掲載から1ヶ月経過しているものの思ったより問い合わせ件数が少ないです。価格を下げて適正価格に近づけていきたいと思います。◯◯◯万円に下げて広告掲載することをおすすめしますが、いかがでしょうか。
- 例2：居住中のため生活感が出ちゃうからと室内の写真は掲載していませんでしたが、現状を明らかにすることにより誠実な対応に見え問い合わせを増やすことが可能です。室内の写真を掲載してみませんか？
- 例3：6月～8月は不動産が動きにくい時期のため、しばらく問い合わせや内見は少なくなると見込んでいます。引き続き広告掲載を維持してまいりますので、よろしくお願いいたします。
【次回報告予定日】
YYYY年MM月DD日
【媒介契約更新のお知らせ】
媒介契約がYYYY年MM月DD日に終了となります。引き続き弊社にご依頼いただける場合は、同封の媒介契約書に記名いただきご返送ください。
以上です。引き続きよろしくお願いいたします。
