この記事は不動産屋勤務の従業員向けの記事です。
スーモ、Athome、HOME’Sなどから掲載してる物件について問い合わせ（資料請求）があった時に、どのように返信するかのメール文例を掲載しています。
特に物件の在庫がなく（成約済なのに消してなかったり、先物で物確したら既に売れていたようなケース）、申し訳ありませんの返事をするときはよくあるような気がします。
出来れば問い合わせをしてきたお客様に対しては電話で回答するのが好ましいと思いますが、営業マンが忙しかったりメールで対応したい場合には、こちらに掲載したメール文例をコピペで活用していただいて結構です。（使える文があれば‥^^;）
いくつかパターンがありますので、それぞれアレンジしたり組み合わせて使用してもOKです。
自社物件に問い合わせや資料請求が来たけど、既に成約済みで案内が出来ないとき。
代替物件を紹介する。
ご連絡いただきました物件Aにつきまして、誠に申し訳ございませんが、◯月◯日付けでこちらの物件は既に成約済みとなっております。
弊社のサイト上での情報更新が遅れてしまい、ご迷惑をおかけいたしました。
しかしながら、物件Aに近い価格帯、エリアの物件がいくつかございましたので以下にご紹介いたします。
添付ファイルをご覧いただくか、リンクをクリックすれば掲載ページに詳細がございます。
【代替物件のご提案1】
◯◯市〇〇 戸建
価格: ¥[価格]
最寄り駅: [駅名] 徒歩[分数]分
特徴: [広さや間取りなど、具体的な特徴を記載]
URL：こちらをクリック
上記物件の内覧のご希望がございましたら、お気軽にお知らせください。また、ご希望の条件に合う他の物件も迅速にお探しすることが可能ですので詳しくお聞かせいただければと思います。
引き続き、◯◯様の理想のお住まい探しを全力でサポートさせていただきますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
問い合わせがあったのに成約済み物件だったケースです。物件情報は最新化をするべく日々チェックしておきたいところですが、完璧に設定するのは難しいのでこういったケースは頻繁にあると思います。
まずは◯月◯日で契約済みであり案内ができない点について謝罪をします。そしてお客様の要望に合いそうな物件を紹介する流れです。
下手をすると”おとり広告じゃないか”とクレームになる場合もあるため、具体的で透明性のある返答が求められます。
自社物件に問い合わせや資料請求が来たけど、成約済みで引き渡しまでは掲載をしているとき。
メールで希望をヒアリングする場合。
残念ながら、お問い合わせいただいた物件はすでに成約済みとなっており、引き渡しまでの掲載となっております。
もし買主様のローンが通らず契約が白紙になれば、また資料のご請求やご内覧等が可能になる、といった状況です。
そのため、お客様のご要望に合わせた物件をお探しするお手伝いをさせていただきますので、ご希望の条件（エリア、価格帯、間取りなど）をお知らせいただければ、適切な物件を迅速にご提案させていただきます。
また、最新の物件情報をいち早く、定期的にお知らせすることも可能です。ご興味がありましたら、ぜひご連絡ください。
こちらも同様に成約済みでローンが怪しいため決済が完了するまでは物件を掲載してたようなケースです。（本来契約済みなら掲載を落とさなければならないのは別として）
やはり事情を説明しておとり広告ではないことをお伝えしつつ、希望条件をヒアリングするような流れになっています。
掲載物件がすでに成約済みで案内することができない。
対面で希望をヒアリングするために来店を促す場合。
残念ながら、お問い合わせいただいた物件は◯月◯日付けですでに契約済となっており問題なければ引き渡しに進む予定です。
〇〇様のご希望に合う物件を見つけるために、ぜひ一度、来店してみませんか？
直接お話しさせていただくことで、より具体的なご要望をお伺いし、最適な物件をご紹介できると考えております。
不動産屋だけが見れる物件サイト「レインズ」や、未公開の新着物件もご紹介可能ですので、興味おありでしたらご相談ください。
ご来店の候補日を3つほどお知らせいただけますと幸いです。
【来店可能日程】
・日程1：〇〇時
・日程2：〇〇時
・日程2：〇〇時
もしご都合が合わない場合でも、別途ご調整させていただきますので、お気軽にご相談ください。
こちらも問い合わせしてもらった物件は案内出来ないことをお伝えしつつ、今度は来店を促す内容になっています。来店してヒアリングすればより要望を把握でき、ピッタリの物件を紹介できるようになりますからね！
そしてレインズや未公開物件をほのめかすことで希少性をPRして来店のハードルを下げています。
問い合わせしてもらった物件が既に買付が入っていて、２番手になる場合。
ひとまず物件の詳細を記した資料を添付しましたので御覧ください。
現在、こちらの物件には他のお客様から買付が入っており、問題がなければ契約および引き渡しが進む予定となっております。
しかしながら不動産取引では条件が折り合わず契約が成立しない場合もございますので、現時点で◯◯様を2番手の候補として優先的にご案内させていただくことが可能です。
売主様もまだ内覧の対応には前向きですので、日程調整をして内覧することもできます。
こちらの物件は人気物件ですので、ご希望であれば早めにその旨ご連絡いただければと思います。
買付が入っていて2番手、3番手になるケースもよくありますよね。その点については正直にお伝えすることですね。人によっては2番手なら諦める場合もあるし、内覧だけでもしておこうという方もいらっしゃいます。
1番手の人が値引き交渉をしていて、売主が満額で買ってくれる人を探している場合もありますしね。折角の反響なのでお見合い件数を増やして売主の選択肢を増やしておくのも不動産屋のサービス品質の向上にもなって良いと思います。
売主都合で内覧や見学を停止している場合
現在、こちらの物件につきましては、売主様のご事情により内覧や見学の受付を一時停止しております。
具体的な理由としては、[共有名義人の同意が得られていない/名義人の相続手続き中/その他の事情]が挙げられます。
内覧が再開される時期については、現時点では未定ですが、進捗があり次第、優先的にご案内させていただきますので、内覧希望の旨をご連絡ください。
もし他にご興味のある物件や希望条件（価格帯、エリア、その他）がございましたら、お気軽にお知らせください。◯◯様の希望に沿った新着物件をいくつか見繕って紹介させていただきます。
あまりこういったケースは多くはないと思いますが、売主側の意向で内覧を停止している場合があります。それは売主都合なのでどうしようもないため正直に買主に伝えましょう。
そして希望条件をヒアリングするか、来店を促すかして次の物件紹介に繋げていくようなメールにしました。
売主都合で買主に条件を付与されていてすぐには案内ができない場合
こちらの物件につきましては、売主様のご事情により購入希望者様に以下のような条件が付与されております。
内覧をご希望のお客様に関しては条件を満たしている場合のみご案内が可能となっております。
・ローン事前審査の通過、または現金決済が条件となっております。
以前契約まで進んだもののローンが通らず契約が白紙になってしまった経緯があり、事前にローンが通りそうな人のみの条件が出ております。
・指定された引き渡しスケジュールへの同意。
この物件は現在売主様が居住中でして来年までは住む予定となっており、引き渡しが来年の夏以降の予定です。
・売主指定の司法書士の利用
事情があり登記移転のための司法書士は売主様が指定させていただきます。
条件を満たす場合、内覧が可能でございますので詳細についてご相談させていただければ幸いです。その他のご不明点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
こちらもめったに無いと思いますが、売主都合で買主に条件が付されている場合です。買主としてはあまりいい気分はしませんね^^; しかし売主の指定なのでしょうがないです。
こういった売主の物件はいつまでも売れずに残る事があるのであまり引き受けたくないかな。条件がある代わりに安いとかならいいんですけど。
売主が引っ越し中のためすぐの内見が難しい場合
リフォーム中のためすぐの内見が難しい場合
この２つは似たようなメール返信文例になると思いますので、続けて２つ御覧ください。
現在、こちらの物件につきましては、売主様が引越し作業中のため、家の中に残置物が多く、すぐに内見のご案内をすることが難しい状況です。誠に申し訳ございませんが、内見が可能になる時期については、〇月〇日以降を予定しております。
その間、お客様のご希望条件に合う他の物件もご提案させていただければと思います。以下は、同じエリアで条件が似た物件の一部です。
◯◯市◯◯
価格:
最寄り駅: 駅名 徒歩◯分
特徴:
◯◯様が引き続き本物件にご興味をお持ちいただける場合は、内見が可能になり次第、優先的にご案内させていただきますので、連絡をお待ちいただければと思います。
次は別のアプローチの場合のメール文例です。
現在、こちらの物件は売主様がリフォーム中でして内見対応を一時的に見合わせております。誠に申し訳ございませんが、スムーズにご案内できるよう準備を進めておりますので、〇月〇日以降の内見をご予約いただけますと幸いです。
また、本物件にご興味を持っていただいているお客様が他にもいらっしゃる状況のため、優先的な内見予約をお勧めしております。ぜひご希望の日程をお知らせください。
売主の引っ越しが終わる時期が見通せる場合は、先の日程を抑えるべく予約を促します。
オーナーチェンジ物件に問い合わせが来た（投資家向け）
こちらの物件は、現在賃貸中のオーナーチェンジ物件となっております。そのため、現入居者様の生活を尊重し、室内の内見はできない状況です。
外観や物件周辺の状況については、Googleマップのストリートビューや現地での外観確認などでご確認いただけます。ただし、以下の点についてご確認ください。
・現入居者や周辺の住民へのヒアリングはご遠慮いただいております。
現入居者様や近隣住民のプライバシーを保護するためのお願いです。
・物件情報の詳細は資料をご提供いたします。
物件概要書やレントロールなど、投資判断に必要な情報を準備しております。
・入居者情報に関する守秘義務について
入居者の属性や賃料条件については、契約の一部で適切に共有させていただきます。
また、本物件以外にもオーナーチェンジ物件や、投資に適した未公開物件の情報を随時ご案内可能です。投資条件やご希望エリアなどをぜひお聞かせいただければと思います。
オーナーチェンジ物件に問い合わせをしてくるということは投資家だと判断できます。そのため一般的な案内をメールで送ります。（相手は投資家なのでここまで説明する必要はないかもしれませんが）
個人情報に関わる部分については特に気をつけて情報開示する形ですね。
